Il successo del primo Programma Operativo per la Scuola (1994/99), in termini di scuole coinvolte, strutture e iniziative realizzate, puntualità e correttezza dei flussi di spesa, ha posto le basi per lo sviluppo dell?attuale PON Scuola 2000-2006, ma ha altresì posto il problema di una gestione adeguata dei flussi di informazione, destinati a integrarsi in un comune sistema europeo per la gestione dei fondi strutturali.
Il grande numero dei soggetti implicati, le complesse procedure per la gestione e il controllo delle spese e dei pagamenti, il complicarsi delle dimensioni dei monitoraggi fisici e finanziari, l?esigenza di pubblicità e trasparenza dei processi, hanno reso non più sostenibile il ricorso a protocolli convenzionali per la gestione del Programma e imposto di avviare un processo di totale informatizzazione di tutto il sistema di gestione dei flussi di informazione all?interno del Programma stesso.
A questo scopo è stata realizzata la piattaforma di Knowledge Management System (KMS) ?Partecipa al PON? che supporta le interazioni fra tutti i soggetti coinvolti nel Programma Operativo, dagli utenti ultimi, le singole scuole, ai soggetti nazionali e internazionali di gestione (1).
Il sistema ?Partecipa al PON?è operante dal 2002. Nel primo semestre si è provveduto a popolare il sistema con i dati generali delle scuole delle regioni dell?Obiettivo 1 (importati dal sistema informativo generale del MIUR con cui questo sistema è allineato) e con i dati specifici dei progetti FSE e FESR attuati nelle prime annualità del PON Scuola 2000-2006.
Tutte le scuole del sud e delle isole hanno ottenuto un accesso protetto al sistema e sono state in esso registrate, tramite l?assegnazione ad ognuna delle ca. 6000 scuole di una propria user-id e password. Periodicamente le scuole sono chiamate a completare e aggiornare i propri dati ?anagrafici?.
A partire dal 2002 tutte le scuole che presentano progetti devono preliminarmente registrarli sul sistema informativo attraverso una scheda sintetica che costituisce la base per le successive azioni procedurali di valutazione, selezione, autorizzazione, monitoraggio e controllo fisico e finanziario di ogni progetto.
Ogni progetto, dopo l?inserimento, passa alla fase di valutazione (operata sui formulari inviati alle commissioni di valutazione che operano, a seconda dei casi o presso l?Autorità di gestione centrale o presso gli Uffici scolastici regionali) e di selezione, che viene registrata direttamente nel sistema; quindi alla fase di autorizzazione, il cui esito, anch?esso registrato direttamente nel sistema, dà così luogo alla possibilità di attivare immediatamente il progetto approvato.
Per i progetti autorizzati viene attivato ? sempre con inserimento diretto nel sistema informativo ? un monitoraggio iniziale e conclusivo dei dati fisici e il monitoraggio finanziario in tempo reale che gestisce e controlla sia i flussi in uscita, per l?Autorità di Gestione, (anticipi, acconti e saldi attribuiti) che quelli in entrata (certificazioni dei pagamenti effettuati e rendicontazione delle spese).
Per snellire e velocizzare le procedure amministrative anche nelle relazioni con gli altri sistemi connessi, il sistema informativo del PON comunica con il Sistema di Monitoraggio Nazionale dei Fondi Strutturali (gestito dal Ministero dell?Economia e Finanze, autorità nazionale di pagamento per i Fondi Strutturali, al quale vengono direttamente trasmessi i dati fisici, finanziari e procedurali sulla realizzazione del Programma) e con il Sistema dei Pagamenti della Ragioneria Generale dello Stato, cui trasmette gli importi dei finanziamenti da erogare alle istituzioni attuatrici.
Il sistema consente l?immediata visibilità di tutte le fasi descritte a tutti i soggetti che operano sul Programma: Commissione europea, Autorità di gestione e di pagamento sia dei QCS che del Programma, uffici periferici dell?Amministrazione, scuole coinvolte nel PON.
I progetti presenti nel sistema a marzo 2003 sono oltre 60.000 (9.684 per l?annualità 2000-2001; 22.279 per l?annualità 2002 e 29.323 nei primi tre mesi del 2003).
A partire da quest?anno è stata avviata ? sempre all?interno del sistema – una procedura di controllo in itinere, che consente all?Autorità di gestione e ai responsabili delle singole Misure di monitorare periodicamente l?esistenza e la congruenza dei dati, e di costituire data-base accessori per un controllo più preciso e analitico.
Attraverso questo tipo di procedura, il sistema è in grado, altresì, di supportare analisi qualitative finalizzate ad una miglior definizione dei bandi per la presentazione dei progetti per il secondo triennio (2004-2006) e per migliorare la concertazione con i programmi operativi delle regioni dell?Obiettivo1. Sarà quindi possibile conoscere, ad esempio, in tempo reale quante e quali scuole del Mezzogiorno non abbiano mai presentato progetti; quante abbiano presentato progetti non ammissibili o valutati non positivamente; quali siano nel dettaglio le dotazioni infrastrutturali realizzate grazie ai Fondi strutturali nelle diverse tipologie di scuola; quali iniziative siano più o meno richieste; quante di esse presentino difficoltà di gestione; ecc.
Si tratta di dati particolarmente interessanti, il cui valore conoscitivo è evidente, come evidente è il ruolo del KMS per ottenerli. Ciò consentirà quindi una programmazione più mirata degli interventi previsti per il secondo triennio del Programma, con particolare riferimento alle priorità emergenti nel campo della formazione dei dirigenti e dei docenti, obiettivo centrale del Programma per il prossimo triennio.
Le gestione dei flussi di informazione tramite il KMS rappresenta un esempio interessante di attuazione anticipata di una delle prospettive principali dello sviluppo dell?e-government per la pubblica amministrazione italiana, e per quella dell?istruzione pubblica, in particolare.Rappresenta infatti un sicuro passo in avanti in quella direzione l?aver dato risposta all?esigenza del controllo completo e puntuale del flusso economico, richiesto per la gestione dei Fondi strutturali, attraverso un sistema di gestione delle informazioni analitico e costruito in modo da gestire in tempo reale dati fisici oltre che finanziari, garantendo dati puntuali (e non solo a ?campione?) sull?effetto degli interventi e sulla condizione dell?istruzione nelle regioni dell?Ob.1.
Il KMS soddisfa inoltre la richiesta di semplificazione e sicurezza (2) delle operazioni amministrative per le scuole, cui offre un servizio interattivo on line per la gestione dei flussi economici., garantendo nello stesso tempo ai policy maker le informazioni indispensabili per la definizione delle politiche di intervento e promozione.
La macchina messa in moto va certamente perfezionata e questo sarà possibile con il contributo, le critiche, le esperienze di tutti i suoi utenti. All?oggi ancora un 10% delle scuole vedono respinti i propri progetti perché non sono state in grado di registrarli nel sistema. Per quanto riguarda l?amministrazione, sia quella centrale che quella periferica, il sistema informativo è ancora troppo poco usato per il recupero di informazione. Ciò dipende in parte dalla poca dimestichezza dello staff amministrativo con gli strumenti di down load e lo sviluppo di queries, \e in parte anche da una sottovalutazione delle potenzialità della lettura qualitativa di dati quantitativi. E? previsto uno sviluppo ulteriore del sistema informativo, anche al fine di avere interfaccie utenti più user friendly. Questo dovrebbe ridurre il peso della prima difficoltà; quanto alla seconda, il discorso dovrebbe ampliarsi più che ai problemi specifici della gestione dei fondi strutturali e del sistema dell?istruzione a quelli generali della diffusione della cultura tecnologica nel nostro paese.
(1) Il sistema è stato realizzato ? in base ad una regolare procedura di affidamento, e in stretta collaborazione con l?Autorità di Gestione ? dalla Società EDS, titolare della gestione del sistema informativo del MIUR.
(2) L?accesso sicuro, garantito fino a pochi mesi dalla possibilità di usare la funzione ?Partecipa PON? solo dai computer connessi fisicamente alla intranet del Ministero, è oggi realizzabile anche via internet, con l?accesso al sistema protetto da un doppio controllo di password.