Brevi note sulla disciplina della documentazione amministrativa informatizzata contenuta nel testo unico sulla documentazione amministrativa del 2000.

Con D.P.R. 28 dicembre 2000 è stato adottato il T.U. in materia di documentazione amministrativa, che ha dettato norme anche sulla documentazione informatica. Con tale atto normativo, oltre a riorganizzare in modo armonico la materia, si è cercato di disciplinare in modo più specifico alcuni aspetti fondamentali in un ambito, come quello dei documenti informatici e della sottoscrizione elettronica, denso di elevati contenuti tecnici e di profili innovativi particolari.
Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno la facoltà, e non l’obbligo, di sostituire a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con altro mezzo idoneo a garantire la conformità di tali documenti agli originali. Bisogna precisare che l’obbligo di conservazione e di esibizione dei documenti, è soddisfatto a fini sia amministrativi, sia probatori, anche se realizzato con l’uso di supporti ottici, quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole dettate dal Comitato Nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA). Con D.P.C.M. sono stabiliti limiti e modalità tecniche di riproduzione e di autenticazione dei documenti in oggetto, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico adatto a garantire la conformità degli atti gli originali.
Si precisa che, riguardo agli archivi delle pubbliche amministrazioni e dei privati dichiarati di notevole interesse storico, l’art.6 T.U. fa salvi i poteri di controllo del Ministro per i beni e le attività culturali, previsti dal Capo II del D.Lgs. 29 ottobre 1999 n° 490.
L’intervento che la disciplina contenuta nel T.U. attua sulla riproduzione e conservazione dei documenti, produce i suoi effetti in due direzioni: in primo luogo, aggiornando il disposto dell’art. 25, 1° comma della legge n° 15/1968, ormai abrogata; in secondo luogo, ampliando le modalità di riproduzione e di conservazione degli atti, a tutti i mezzi idonei a garantire la conformità agli originali; e inserendo, a fini di completezza, le disposizioni dell’art. 2, comma 15, della legge n° 537/1993, relativa alla conservazione dei documenti su supporto ottico e alla salvaguardia del patrimonio archivistico documentale storico.
Il T.U. detta inoltre norme di disciplina dei requisiti e delle condizioni che, se rispettati, permettono di considerare il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione di atti con mezzi telematici, validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. Specificatamente, le regole tecniche utilizzate per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione dei documenti informatici, sono adottate con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentita l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione e il Garante delle privacy. Tali regole tecniche sono sottoposte, almeno con cadenza biennale, ad adeguate modifiche dettate dall’evoluzione scientifica e tecnologica di tale materia. Con Decreto Presidenziale sono individuate anche le ulteriori misure tecniche, organizzative e gestionali, volte a garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza del contenuto del documento informatico, anche relativamente all’uso di chiavi biometriche, disciplinato nello specifico dall’art. 22 lettera e) T.U. Da ultimo, le regole tecniche in materia sono state adottate con D.P.C.M. e pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale n. 98 del 27 aprile 2004.
Riguardo all’utilizzo della documentazione informatizzata in ambito amministrativo, il T.U. precisa che gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale dalla quale è possibile effettuare su vari supporti, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Nell’eseguire le varie operazioni di produzione, emanazione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione dei dati, documenti ed atti amministrativi, con sistemi informatici o telematici, bisogna garantire l’indicazione e la facile individuazione sia dei dati relativi alle amministrazioni interessate, sia dei dati riguardanti il soggetto che ha posto in essere tale operazione.
Le pubbliche amministrazioni si impegnano, inoltre, a predisporre e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.
Quanto alla sottoscrizione informatica, il T.U. stabilisce che “il documento informatico ha l’efficacia probatoria prevista dall’art. 2712 del Codice Civile, riguardo ai fatti ed alle cose rappresentate” (art. 10, comma 1). Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica, inoltre, soddisfa il requisito legale della forma scritta. In rapporto al potere probatorio di un documento informatico sottoscritto con firma elettronica, c’è da sottolineare la libera valutabilità dello stesso da parte del giudice in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza. Il documento informatico fa comunque piena prova fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni di chi l’ ha sottoscritto, “se è sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica avanzata, e la firma è basata su di un certificato qualificato ed è generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura” (art. 10, comma 3). In coerenza con quanto disposto dal legislatore comunitario nella direttiva 1999/93/CE, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche, al documento informatico sottoscritto con firma elettronica, in ogni caso non può essere negata rilevanza giuridica né ammissibilità come mezzo di prova unicamente a causa del fatto che è sottoscritto in forma elettronica ovvero in quanto la firma non è basata su di un certificato qualificato rilasciato da un certificatore accreditato o, infine, perché la firma non è stata apposta avvalendosi di un dispositivo per la creazione di una firma sicura. Identica cosa vale se il certificatore non appartiene ad uno degli Stati dell’Unione Europea, solo però se ricorrono alcune delle condizioni elencate al 5° comma dell’art. 10 T.U.
Si precisa inoltre che i duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche su tipi differenti di supporto magnetico, sono validi a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del T.U. Il documento informatico che sia copia di atti in formato cartaceo o comunque non informatico, sostituisce a tutti gli effetti di legge, gli originali da cui è tratto se la sua conformità all’originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato, con dichiarazione da allegare al documento informatico. In questo modo, la spedizione o il rilascio di copie di atti o documenti esonera dall’esibizione dell’originale cartaceo. Quando la legge prevede obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, questi sono soddisfatti, se il procedimento utilizzato è conforme alle regole tecniche dettate nel T.U. n° 445.
Il documento informatico può essere soggetto a trasmissione per via telematica. Il T.U. dispone che, se il documento informatico trasmesso è conforme alle norme stabilite, possono essere opponibili ai terzi sia la data, sia l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione. Se c’è una trasmissione con sistemi che assicurino l’avvenuta consegna, questa equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. Si precisa che, ad ora, è in corso di approvazione la disciplina sulla posta elettronica certificata che, di fatto, consentirà le notificazioni per via telematica.
Chiaramente, anche in questa materia va applicata la legge sulla privacy; in particolare, per tutelare la riservatezza dei dati personali, i certificati e i documenti trasmessi dalle pubbliche amministrazioni possono contenere solo le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali, previste da legge o da regolamento, e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali tali notizie vengono acquisite.
Obblighi di segretezza sono imposti anche agli addetti alle trasmissioni per via telematica di atti, documenti informatici e dati. Tali soggetti non possono prendere notizia alcuna dalla corrispondenza, non possono duplicare o cedere a terzi con qualsiasi mezzo o modo, informazioni, notizie o contenuti della corrispondenza, salvo che il mittente non autorizzi espressamente a ciò. La documentazione trasmessa telematicamente è, su disposizione del T.U., di proprietà del mittente fino alla consegna al destinatario.